Tietosuojaseloste
Kotisi Oy LKV:n rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Kotisi Oy LKV:n henkilötietolain (523/99 10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Seloste on myös EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 edellyttämä informointidokumentti Kotisi Oy LKV:n asiakasrekisteristä.
Edellämainittujen lisäksi Kotisi Oy LKV noudattaa toiminnassaan lait, asetukset, hyvän välitystavan ja eettisten sääntöjen noudattamisen kuten lain kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000), lain kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000), lain valtioneuvoston asetuksesta asuntojen markkinoinnissa annettavista tiedoista (130/2001) ja lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017).
Rekisterinpitäjä
Kotisi Oy LKV
Olavinkatu 41 F, 57100 Savonlinna
0400 552 065
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Reijo Rautiainen
Olavinkatu 41 F, 57100 Savonlinna
0400 551 641
Rekisterin nimi
Kotisi Oy LKV:n asiakasrekisteri.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään silloin kun rekisteröity käyttää Kotisi Oy LKV:n palveluita asiakassuhdetta, toimeksiantoa tai muuta palvelua varten. Rekisteriin kerätään tietoja henkilön suostumuksella. Jos asiakas ei anna Kotisi Oy LKV:lle palvelussa tarvittavia henkilötietoja niin asiakkaalle ei välttämättä voida tarjota hänen haluamaansa palvelua. Asiakas voi antaa tietonsa esimerkiksi kotisilkv.fi -verkkosivustolla olevalla kaavakkeella, toimeksiantosopimuksella, ostotarjouksella tai mikäli asiakas haluaa omatoimisesti jättää yhteystietonsa muulla tavoin kuten esimerkiksi puhelimitse. Henkilötietoja kerätään vain ennalta sovitulla tavalla ja tämä on tehty asiakkaille selväksi ennen tietojen keräämistä. Suostumukset on kerätty asiakkailta esimerkiksi verkkosivuston tai kiinteistönvälitykseen hoitamiseen liittyvän lomakkeen allekirjoittamisen yhteydessä. Henkilötietoja kerätään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti eikä niitä missään tilanteessa käytetä, muuteta tai siirretä eri tavalla kuin tässä tietosuojaselosteessa on mainittu.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Kotisi Oy LKV suojaa tässä tietosuojaselosteessa mainitun henkilörekisterin perustuen riskiarvioinnissa saatuun tulokseen vaaditusta turvallisuustasosta. Kotisi Oy LKV ottaa huomioon henkilörekisterin suojauksessa teknisen turvallisuuden ja hallinnolliset sekä tietotekniset sekä arkistoidun materiaalin suojauksessa huomioon otettavat vaatimukset. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat salasanoin salatuissa yhteyksissä ja/tai lukituissa tiloissa. Kotisi Oy LKV:n henkilökunta käyttää rekisteriä vain työtehtävien hoitamiseen.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri pitää sisällään Kotisi Oy LKV:n asiakkaiden, valtuutettujen, allekirjoitusoikeutettujen sekä tosiasiallisten edunsaajien henkilötietoja, joita ovat etunimet, sukunimet, henkilötunnus, kansalaisuus, yrityksen nimi, y-tunnus, yrityksen päättäjätiedot, sähköpostiosoite, puhelinnumero, postinumero, postitoimipaikka, toimeksiantoon liittyvät tiedot kuten asiakkaan itse antamat ja välitysliikkeen selonottovelvollisuuteen kuuluvat tiedot, ostotarjoukseen, vuokraushakemukseen tai muuhun toimeksiantoon tai palveluun liittyvät tiedot. Kotisi Oy LKV toimii huomioiden muunmuassa lain kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000), lain kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000), lain valtioneuvoston asetuksesta asuntojen markkinoinnissa annettavista tiedoista (130/2001) ja lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017) mukaan.
Tietojen poistaminen ja säilytysaika
Laillistettuna kiinteistönvälitystoimistona Kotisi Oy LKV lain mukaisesti ylläpitää toimeksiannoista päiväkirjaa. Kotisi Oy LKV säilyttää toimeksiantoihin liittyvät materiaalit vähintään viiden vuoden ajan toimeksiannon päättymisestä. Vahingonkorvausvastuiden osalta Kotisi Oy LKV huomioi toimeksiantoihin liittyvässä arkistoinnissa vanhentumislain mukaisen kymmenen vuoden vanhentumisajan. Lisäksi henkilötietoja käsitellään laskutukseen ja maksujen perintään, markkinointiin, asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen liittyen sekä tilastollisiin tarkoituksiin. Suoramarkkinointiin tietoja käytetään vain voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin ilmoittamalla siitä Kotisi Oy LKV:lle. Kotisi Oy LKV poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot sitten kun tietojen käsitellylle ei ole enää perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen poistamista vaatii. Tiedot tuhotaan ylikirjoittamalla tai tuhoten sitten kun tietojen käsittelylle tai säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa eri tavalla määrätään tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää Kotisi Oy LKV:tä säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen: Kotisi Oy LKV, Olavinkatu 41 F, 57100 Savonlinna. Kotisi Oy LKV luovuttaa tiedot lakien puitteissa ensitilassa.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä. Tietosuojavastaava johtaa toimenpiteen käsittelyä.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Kotisi Oy LKV voi toimeksiannon suorittamiseksi luovuttaa asiakastietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi kaupanteon yhteydessä kaupan osapuolten pankeille ja toimeksiannon eri vaiheissa esimerkiksi Maistraattiin tai kaupan kohdetta hoitavalle taloyhtiölle. Kotisi Oy LKV luovuttaa yksittäistapauksessa asiakkaan tai sidosryhmän tiedot osoitetulle osapuolelle, jos asianomainen pyytää Kotisi Oy LKV:tä toimimaan edellä mainitulla tavalla tai jos toimeksiantoon suorittamiseen liittyen tai lainsäädäntöön perustuen lainvoimainen viranomainen vaatii Kotisi Oy LKV:tä luovuttamaan erikseen yksilöidyn tiedon Kotisi Oy LKV:n hallussa olevasta tietokannasta. Tietoja voidaan luovuttaa rekisterin pitäjän ulkoistaman toimeksiantoihin liittyvien palvelun yhteydessä ulkoistetun palvelun tuottajan rekisterin lukuun. Tällainen tilanne syntyy esimerkiksi silloin kun kohde syötetään tietojärjestelmään tai hintaseurantapalveluun tai kun asiakas haluaa jättää yhteystietonsa nettiilmoituksen yhteydessä olevan yhteydenottolomakkeen kautta.
Tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle
Kotisi Oy LKV on tehnyt päätöksen olla siirtämättä Kotisi Oy LKV:n hallussa olevia tietoja automaattisesti kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle. Kotisi Oy LKV luovuttaa yksittäistapauksessa tiedot kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle jos asiakas, sidosryhmä tai viranomainen on tähän tarkoitukseen antanut Kotisi Oy LKV:lle toimeksiannon toimia edellä mainitulla tavalla ja Kotisi Oy LKV on yhdessä tietosuojavastaavan sekä Suomen tietosuojaviranomaisen kanssa suorittanut riskiperusteiden ja laatujärjestelmän arvioinnin kolmannen maan tietoturvatason todellisesta tasosta.
Tietosuojaselosteen hyväksyntä
Kotisi Oy LKV on hyväksynyt tämän rekisteri- ja tietosuojaselosteen sekä informointidokumentin jatkuvana ja sitä päivitetään sekä tarkastellaan säännöllisesti.